Timeregisteringssystemer
Tidsrapporteringssystemer
Der findes mange systemleverandører på det danske marked, der har tidsrapportering som en del af deres portefølje. Det kan gøre det svært for køberen at få overblik over, hvilket tidsrapporteringssystem der er bedst egnet. Desuden er det vanskeligt at finde ud af, om man virkelig har brug for alle de funktioner, som findes i de forskellige pakkeløsninger. Businesswith.dk er en gratis tjeneste for købere af SaaS (Software as a Service) -systemer på det nordiske marked. Her kan I finde leverandører, som tilbyder tidsrapporteringssystemer og tidsregistreringssystemer. Som køber kan du filtrere efter forskellige funktioner, priser m.v., så du hurtigt og nemt kan få overblik over, hvad der passer bedst til jeres virksomhed ud fra jeres individuelle behov. For eksempel er det muligt at få overblik over, hvilke leverandører der tilbyder personalekartoteker eller skræddersyede projektregnskaber. Eller hvilke udbydere der har branchespecifikke tidsrapporteringssystemer, som er udviklet til for eksempel håndværkere eller konsulenter, eller om tidsregistreringen kan foregå via en app.
På baggrund af vores mange samtaler med leverandører og vores undersøgelse af behov og krav hos både små og større virksomheder, har vi forsøgt at kortlægge og analysere forskellige funktioner, som vi betragter som henholdsvis kernefunktioner og mere specialdesignede funktioner til mobil tidsrapportering.
Gennemgå prismodellen og de funktioner, der er inkluderet
Projektstyrings- og tidsrapporteringssystemer findes til alle virksomhedsstørrelser og brancher. Det er imidlertid vigtigt at gennemgå prismodellen, da mange leverandører har et rigtig godt produkt, men du har måske kun brug for 40–50% af funktionerne, selvom du skal betale for det hele. Det behøver dog ikke at være en ulempe at have tidsrapportering som en central del af sin virksomhed, eftersom opgraderingen mellem pakkerne ikke svinger så meget i pris, når eksempelvis basispakken indeholder flere funktioner.
Find din leverandør og sammenlign med andre eller benyt systemguiden for at finde ud af, hvad er er mest fordelagtigt for dig. Her finder du alt, hvad du bør vide, om systemer og programmer til projektregnskab, tidsrapportering, personalekartotek, tidsregistrering etc.
Hvad er et tidsrapporteringssystem?
Mange registrerer stadig deres tidsforbrug manuelt på papir, men der findes et hav af leverandører, som leverer digitale løsninger, der gør det muligt at udarbejde digitale tidsregistrerings-rapporter via en app eller online. Derudover skaber tidsrapporteringssystemerne et godt grundlag for både lønadministration og bogføring, så manuelle fejl undgås. Tidsrapporteringssystemer er grundlæggende ret ens. Eksempelvis findes følgende i næsten alle systemer:
- Registrer tid
- Skab grundlag for løn og bogføring
- Gør det nemt for lederne at få kontrol over fravær og arbejdstid i deres afdelinger
- Send fakturaer med angivelse af tidsanvendelse, hvis du arbejder i eksempelvis konsulentbranchen, er freelancer el. lign.
Grundlæggende ar systemerne som sagt ret ens, men virksomhedernes behov varierer en hel del afhængig af, hvilke rutiner og processer I har, om du arbejder med projektrelaterede aktiviteter, eller om I har udliciteret jeres lønstyring til eksempelvis en regnskabsfirma.
Et tidsrapporteringssystem kan sikre, at du øger din omsætning og får skabt orden i administrationen omkring tidsregnskab, og alt hvad hertil hører. Men hvordan skal du vælge et system, der matcher dine behov, så du ikke betaler for meget?
Det skal du vide, når du overvejer at anskaffe et tidsrapporteringssystem
Det, du især skal være opmærksom på, når du køber et tidsrapporteringssystem, er at det skal være enkelt! Det betyder, at I med udgangspunkt i jeres rutiner og processer skal finde ud af, om tidsrapporteringssystemet kan levere det, I har brug, uden I skal lave alt for store ændringer. Mange leverandører har færdige pakketilbud, der kan opfylde næsten 90% af jeres ønsker, dog oveser man nemt de sidste 10%. For eksempel er der mange leverandører, der tilbyder de mest almindelige funktioner til tidsregistrering og vagtplanlægning, men som ikke har en velfungerende attesteringsfunktion, og så er det måske ikke det rigtige for jer. Nedenfor finder du en række forslag til ting, du bør være opmærksom på, når du køber et mobilt tidsrapporteringssystem:
For dig, der arbejder med fakturering af tid og har medarbejdere
- Er der en vagtplanlægningsfunktion?
- Attestering
- E-signatur
- Mulighed for at tilføje funktioner til rejseafregning og udlægshåndtering
- Kan integreres med dit lønsystem eller regnskabsvirksomhedens lønsystem
- Kan man oprette ordrer direkte i systemet?
- Er medarbejderkartotek inkluderet, eller skal det tilkøbes?
For jer, der søger et enklere tidsrapporteringssystem
- Kan regnskabsvirksomheden indlæse tidsrapporteringen direkte fra systemet
- Er der autorisationsniveauer
- Det skal være enkelt at lave skabeloner til udarbejdelse af fakturaer og løn
- Indberetningsformat
- Projektrapportering
Der er ikke stå stor forskel på priserne, når det gælder de grundlæggende funktioner, men hvilke funktioner der indgår i de forskellige pakker varierer desværre meget. Derfor kan du via businesswith.dk få en oversigt over, hvilke funktioner leverandørerne tilbyder, og hvordan deres prismodeller er sat op og dermed sammenligne systemleverandørerne med hinanden.