Hvad skal du kræve af dit dokumenthåndteringssystem?
Der er flere ting, du bør overveje og evt. kræve, når du leder efter et dokumenthåndteringssystem. Mange af de mere avancerede systemer kan være komplicerede at bruge og kræver en del uddannelse, mens de mere simple systemer risikerer at mangle nogle af de funktioner, du har brug for. Sørg derfor for at være omhyggelig med dit valg af system. Det er fx en virkelig god idé at teste systemet for at se se, hvordan det fungerer i praksis. Dokumenthåndterings-systemerne har forskellige fordele og ulemper alt efter, hvilke behov du har, og hvilken branche du opererer i. At finde et færdigt system, der er perfekt, kan derfor være svært, men det er heller ikke altid nemt at skræddersy et system. Det vigtigste at være opmærksom på, er, at systemet skal passe til de medarbejdere, der håndterer dokumenter og derfor skal arbejde med systemet. Et godt system sparer virksomheden for en masse tid, og gør dokumenthåndteringen langt mere effektiv - hvad enten der er tale om at arkivere dokumenterne korrekt eller at søge og spore dokumenter.
Som minimum bør du kræve, at der er en mobilapp tilknyttet det system, du vælger. Det skyldes, at nutidens arbejdspladser bliver mere og mere mobile og dokumenterne skal derfor være tilgængelige, uanset hvor medarbejderen, der håndtere dem, er. At kunne arbejde i dokumenterne via mobilen bidrager til mere fleksibilitet og sparer masser af tid.
BusinessWith vil desuden råde dig til at gå efter et system til dokumenthåndtering, der er nemt at bruge, som kan indeksere automatisk og udvides, hvis det bliver nødvendigt i fremtiden. Tag udgangspunkt i medarbejderens perspektiv – det er aldrig en god idé at implementere et nyt system, som ingen forstår og derfor sjældent bruger. Sørg for, at det nye system er forankret hos slutbrugerne. Og stil krav til leverandøren om, at de skal tilbyde kurser/undervisning i brug af systemet, hvis det er nødvendigt, samt at de leverer undervisningsmateriale i form af fx e-learning eller videoer.
Sammenlign og vælg dokumenthåndteringssystemer hos BusinessWith eller kontakt os, hvis du har brug for yderligere hjælp og vejledning.